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        檔案整理,摸不到頭腦?把握住檔案整理原則就好了
        更新時間:2023-07-25 14:07:12 點擊次數:100 次

          每次在談論哈爾濱檔案整理哪家好時,難點都在于,面對這么多的檔案材料,怎么才能把它們縷出一個頭緒?一說分類、排序,好多人就暈掉了。

          實際上,文件排序是全部排序、拼裝、派發和編譯程序的全過程,務必更為結構型、科學化。

          那到底要怎么做檔案整理呢?先跟著我,了解一下檔案整理的五大原則。

          1、遵循檔案的形成規律

          存檔工作中的目標是文件、數據圖表、照片、錄音帶等方式的文件和材料。

          文件材料隨著其形成過程具有特定的規律。在對文檔開展整理時,務必把握文件格式轉換的整個過程,掌握內部規范,勤奮遵循原有法律法規。

          把握文件材料原來的歷史聯系以及檔案形成的規律,你就會發現,為什么說分類的時候不能按照文種分?因為文件內容是不盡相同的。

          2、充分尊重和利用原有的整理基礎

         ?。?)充分重視和利用先前整理的基礎,以確定檔案整理的任務和要求,不要輕易打亂重整。

         ?。?)在檔案整理過程中,應該充分研究和利用原來整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

          3、必須保持文件之間有機的歷史聯系

          參考文獻間的歷史時間聯絡關鍵反映在參考文獻的來源于、時間和內容上。

          在檔案整理過程中,需要保持文件之間的歷史聯系。

          來源是指文件是以一定的機關及其內部組織機構為單位,有機地形成的。

          時間代表著文本文檔創始人開展的每一個具體的活動都是有一定的整個過程和階段,這促使文本文檔具備當然的時間聯絡。

          內容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中,為了開展某項工作或解決某一問題而產生的。

          4、區分不同價值

          在對文檔開展歸類時,區別文檔和原材料的不一樣使用價值,構成不一樣的數據存儲器,即大家界定的檔案資料和原材料的儲存和儲存。

          5、便于保管和利用

          檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

          維持文檔中間的適度聯絡,以排列好的文檔,由于便于儲存和應用,一致。

          檔案材料不是孤立的存在的,不管是從時間上,內容上,還是檔案的形成者來說,總是會有這樣或那樣的內在聯系。

          例如,解決問題、執行任務、執行調查、舉行工作會議、解決事件等,難以避免產生一系列相關文檔,這些文檔必須適度一致。

          所以說檔案整理就是要從檔案反映的文件內容中發現一些規律,把它們按照一定的邏輯排列,比如說想要查考某一方面的工作內容,通過整理好的檔案可以快速而且準確找出來,這就算做好來檔案整理工作。


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